Vol. 6 Núm. 2 (2022): Revista Científica investigar ISSN 2588 – 0659
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INFLUENCE OF INVENTORY CONTROL FOR THE DECISION MAKING OF THE
COMPANY GARWATER SA., 2019-2020.
INFLUENCIA DEL CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA TOMA DE DECISIONES DE
LA EMPRESA GARWATER S.A., 2019-2020.
Autora:
Lisbeth Maribel Párraga Fernández
Estudiante de la Maestría de Contabilidad y Auditoría, Instituto de Posgrado, Universidad Técnica de
Manabí, Portoviejo, Ecuador
Ingeniera en Contabilidad y Auditoria
Correo: lparraga0513@utm.edu.ec
ORCID DEL AUTOR: https://orcid.org/0000-0001-9035-3501
Autora:
María Rosalba Cedeño Pico
Docente de la Universidad Técnica de Manabí, Departamento de Contabilidad y Auditoría, Portoviejo,
Ecuador
Magister en Contabilidad y Auditoría
Economista
Correo: rosalba.cedeno@utm.edu.ec
ORCID DEL AUTOR: https://orcid.org/0000-0003-4396-297
Fechas de:
Recepción: 16-FEB-2022 Aceptación: 21-MAR-2022 Publicación: 15-JUN-2022
ORCID DE LA REVISTA https://orcid.org/0000-0002-8695-5005
http://www.mqrinvestigar.com/
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RESUMEN
El control de inventarios es un proceso importante en las organizaciones ya que permite conocer los
productos con mayor rotación, cuándo se debe abastecer y la caducidad de los productos para la toma de
decisiones sobre la gestión en los mismos. El objetivo de esta investigación fue verificar los
procedimientos de control de inventarios que se llevan a cabo en la empresa Garwater S.A., 2019-2020.
La metodología aplicada fue descriptiva, basada en los análisis cualitativo y cuantitativo propios de la
actividad de la organización, el diseño no experimental y transeccional. La población estuvo compuesta
de 6 personas (Gerente, Administrador, Contador, Jefe de Bodega, Jefe de Despacho y Ayudante de
Bodega) a los cuales se les aplicó una entrevista con preguntas abiertas y cerradas. Los resultados
mostraron que en el control de inventarios existen riesgos inherentes, sin embargo, la detección y el
control facilitan la aplicación de acciones que disminuyen esas debilidades por lo que disponer de
registros y espacios adecuados para el almacenamiento, favorece a la empresa que cuente con los
materiales y el producto disponible para la venta en buen estado lo que contribuye a la optimización de
los recursos. Se concluyó, que a medida que se logre conocer y manejar un gran número de técnicas en
la administración de inventarios, la posibilidad de éxitos, ganancias, operatividad, crecimiento y
competitividad en la empresa se incrementará por lo que se optimizaran las utilidades.
Palabras claves: Inventario; toma de decisiones; factor de riesgo; control de riesgo.
ABSTRACT
Inventory management is an important process within organizations because it allows businesses to know
which products rotate heavily, when to restock them and review product expiration dates to better manage
them. The goal of this investigation was to verify the procedures for inventory management in Garwater
S.A., 2019-2020. The method applied was a cross sectional descriptive design based on quantitative and
qualitative analysis provided by the company. The population was made up of 6 people (General
Manager, Administrator, Accountant, Warehouse Supervisor, Dispatch Supervisor and Warehouse
Assistant) each of which was interviewed with open-ended and closed-ended questions. Although the
results showed the risks of poor inventory management, detection and control facilitated by the
application of procedures diminish these risks. Keeping logs, records and adequate spaces for storage
contribute to resource optimization in the company by having products available for sale in good
condition. In conclusion, as we learn and apply more techniques for inventory management, growth and
competitiveness within the company will increase because of optimization.
Keywords: Inventory; decision making;
risk factor; risk control.
INTRODUCCIÓN
La importancia que tiene el control de inventarios en la prestación de un bien, es fundamental en la
planificación, organización y la gestión misma de las existencias ya que de eso depende la calidad del
bien ofertado. De acuerdo con Ballesteros (2004), “el trabajo del sistema logístico de la organización
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debe esforzarse por alcanzar esquemas avanzados con una elevada formación del personal, lo que
incrementa la competitividad de la misma” (p. 3).
Así mismo, Durán (2012) indica que:
La administración del inventario es un tema central para evitar problemas financieros en las
organizaciones, es un componente fundamental en la productividad de una empresa, ya que es el
activo corriente de menor liquidez que manejan y que además contribuye a generar rentabilidad.
Es el motor que mueve a la organización, pues es la base para la comercialización de la empresa
que le permite obtener ganancias (p. 56).
En este mismo contexto, Digitalist Hub (2019) menciona que para que una empresa funcione de la mejor
manera es necesario que lleve siempre un control en sus diferentes áreas de trabajo, algunos de los puntos
clave que se deben controlar son:
Los gastos, la entrada y salida de productos, así como también los cambios que se van produciendo
a nivel interno de funcionamiento. También menciona que una buena gestión del negocio
empresarial requiere, entre otras cosas, de una hoja de gastos; la cual funciona como un control
sobre el ingreso y egreso del dinero. Existen diferentes tipos de gastos que una empresa puede
tener, como por ejemplo los gastos variables. Estos dependen de las diferentes actividades que
lleva adelante la empresa y varían de manera constante en base a los ingresos y egresos (p. 2).
El trabajo de investigación fue de gran importancia para la empresa Garwater S.A., porque permitió un
manejo adecuado de sus inventarios como una herramienta que les facilitará la toma de decisiones.
En base a lo anterior se puede justificar como una investigación factible, puesto que existe el interés por
parte de la empresa en corregir los deficientes procedimientos, mejora de la reposición de inventarios,
para mantener su lugar en el mercado, gestionando actividades que permiten lograr los objetivos
planteados por la empresa con eficacia, además es viable porque se cuenta con los recursos necesarios
para cumplir con los objetivos señalados en la investigación.
En tal sentido, Durán (2012) indica que:
Los inventarios son bienes tangibles mantenidos para la venta normal del negocio o para ser
consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Incluir
existencias, además de materiales, materias primas, trabajos en curso, bienes o productos
terminados, materias primas, repuestos y accesorios utilizados en la fabricación de mercancías,
paquetes, contenedores y mercancías en tránsito. Además, menciona que para tener un equilibrio
entre el servicio de los clientes y la gestión de la empresa se debe tener en cuenta ciertas acciones
entre las cuales nombra: la gestión de los inventarios, movimiento de los productos, causas
externa e interna de la empresa, historial de venta, entre otras (p. 57).
Dentro del Cantón Portoviejo las purificadoras de Agua no llevan un adecuado control de inventario, y
no cuentan con un debido sistema de control interno ni la correcta administración, se conoce más de 50
marcas de agua dentro de la Ciudad, en su mayoría son pequeños establecimientos.
Uno de los grandes problemas que tienen las empresas actuales es que no se tiene un control efectivo
para medir el desempeño de sus procesos logísticos, como servicio al cliente, inventarios y
almacenamiento, lo que genera cuellos de botellas y demoras en los procedimientos, además baja la
competitividad y puede generar pérdida de un cliente.
Desde luego se enfocará la importancia del manejo de inventarios, al igual que la adquisición de
materiales en el momento y cantidad correcta. A pesar de que el control interno de inventario es un
aspecto crítico de la administración exitosa, mantener un inventario implica un alto costo por el que las
empresas no pueden darse el lujo de tener una cantidad de dinero inmovilizada por periodos muy
extensos. Por ende, esas existencias significan tener dinero ocioso y para reducir éstas al mínimo, una
organización debe hacer que la oferta y demanda mantengan un equilibrio.
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El control de inventarios es un procedimiento fundamental para cumplir los objetivos planteados en la
empresa, el mismo que debe de ser controlado eficientemente para evitar pérdidas y diferencias en el
saldo total de inventarios. No obstante, la empresa Garwater SA que se dedica a la producción de agua
purificada embotellada, se encuentra en el mercado hace 18 años, desde su inicio han llevado el control
de inventarios y al realizarlos se han presentado deficiencias lo que no ha llevado a tomar buenas
decisiones por administraciones anteriores, y estos inconvenientes suelen presentarse por la inexistencia
de modelos de gestión que ayuden al control de inventarios durante todo el proceso. Uno de los
principales problemas que presenta Garwater S.A es el descuadre que se evidencia al realizar el inventario
físico contra lo registrado en el sistema contable, esto afecta al despacho ágil y eficiente ya que no se
cuenta con un registro actualizado que brinde una información confiable.
El control de inventarios es una herramienta fundamental en la gestión moderna, ya que permite a las
empresas y organizaciones conocer la cantidad de productos disponibles para la venta en un lugar y
horario determinado, así como las condiciones de almacenamiento aplicables en la industria.
Plantea Durán (2011), indica que:
Mediante el control de inventario la empresa debe asegurar la existencia de materiales, para una
atención adecuada de sus clientes. El concepto de satisfacción de compra, para el cliente se puede
traducir en que la empresa tenga a disponibilidad los materiales que requieren y en el momento
que lo soliciten. Se podría decir entonces que, sin una eficiente gestión de inventarios,
simplemente no existiría la entrega de un bien (p. 3).
De manera que esta investigación se planteó como objetivo el identificar los factores de mayor incidencia
en el control de los inventarios, el mismo que se logrará mediante el diagnóstico de los procesos internos
de adquisición, almacenaje y uso de los insumos sustentado básicamente en el control de inventarios. La
relevancia de esos planteamientos justifica el presente estudio ya que se aborda la repercusión del
concepto de calidad en la empresa.
Márquez (2011) menciona que:
Actualmente los registros y controles de inventarios suelen llevarse aplicando sistemas
computarizados, que son más fiables, pocas empresas paralizan sus operaciones una vez al año
para la toma de inventarios, pues es más confiable y se detecta mejor cualquier anomalía si estos
se realizan en forma continua durante todo el año. Además, indica en que situaciones se
recomienda tomar un inventario sico: a) Cuando se realice la solicitud de compras para cualquier
tipo de artículo, pues en ese momento suelen estar en su cantidad mínima y le será más fácil y
rápido el conteo. b) Divida el almacén en diferentes secciones y ordene que se tomen inventarios
físicos rotativos y esporádicos debidamente planeados. c) Para los artículos críticos por su valor,
por su influencia en la producción o ventas y dependiendo del índice de rotación de los mismos
ordene la toma de inventarios con mayor frecuencia que el resto de los artículos (p. 2).
Es por esta razón que hace dos años la empresa comenzó a realizar la toma de sus inventarios cada 15
días, antes se realizaba una vez al año lo que traía como consecuencia la perdida de grandes cantidades
de producto terminado y materiales para el proceso de producción, sin duda alguna el cambio a
presentado resultados positivos en la empresa.
En ese mismo contexto, López (2011) sostiene que:
Mediante el sistema de inventario perpetuo todas las cuentas deben de coincidir, siendo así que
el libro mayor descansa en tres cuentas: almacén, costo de ventas y ventas, en este ámbito, la
cuenta de almacén tiene el carácter de colectiva, y su saldo es analizado por subcuentas, una para
clase de artículo, formando el auxiliar de almacén con tarjetas, hojas sueltas, disco o cinta
magnética donde se registran todas las entradas, salidas y existencias de cada clase de artículo,
tanto en unidades como en importes a precio de costo, ahora bien, la suma de saldos de las
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subcuentas del auxiliar de almacén, será igual al saldo global de la cuenta de mayor “Almacén”;
cualquier discrepancia se investiga y corrige (pp. 8-9).
En la Norma Internacional de Contabilidad (NIC 2) inciso treinta y seis promulgada el 01 de enero de
2012 expresa que:
Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable, según cual se menor, valor neto
realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la operación menos
los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta
(pp.1-8).
Por ello, Peña y Silva (2016), señalan que:
Los inventarios son un recurso de bienes almacenados para satisfacer las demandas a futuro, la
necesidad de los inventarios es mantener las cantidades necesarias de cada bien, lo que lograría
cubrir la demanda de los consumidores y minimizar el riesgo de obsolescencia y los costos de
mantenimiento del inventario (p. 189).
Mientras Céspedes et al., (2017) especifican que “las entidades operan en un ambiente de limitaciones
financieras importantes en los inventarios, la rotación de los inventarios con prontitud ayuda a minimizar
la inversión de la empresa” (p. 200).
Según lo señalado por Durán (2012) indica que:
El control de inventario en una empresa debe asegurar la existencia de mercadería disponible
permitiendo a los propietarios contar con un stock. De ahí que resulta absolutamente útil poder
establecer si la gestión de inventarios es el proceso encargado de asegurar la cantidad de
productos adecuados en la organización y las neas de ejecución necesarias para su puesta en
marcha (p. 4).
Se deben mantener niveles de existencias adecuados, porque si se cuenta con un inventario muy alto, los
costos de mantenimiento incrementarán, lo que significa que hay problemas financieros para la empresa.
En otras palabras, los altos niveles de inventario indican la presencia de recursos financieros
Por el contrario, si es bajo el inventario, tendrá que hacer más pedidos cada año, aumentando
estos costos, además, no se podrá satisfacer la demanda, lo que lleva a la pérdida de clientes, disminución
de las ventas y de los beneficios. Por lo tanto, es necesario utilizar diferentes técnicas de inventario,
determinar el nivel óptimo y así reducir el coste total, los niveles adecuados de existencias permiten un
suministro directo y continúo entregando todo a tiempo.
Arciniegas y Pantoja (2018) menciona que:
El control de inventarios tiene un fuerte impacto en la toma de decisiones de las organizaciones
y la cadena de suministro ya que permiten medir de forma cuantitativa y cualitativa el movimiento
del inventario, logrando la eficiencia en el proceso y la disminución de los costos innecesarios en
la gestión de inventarios (p. 19).
Espinoza (2011) señala que:
El control de inventarios es una herramienta fundamental en la administración moderna, ya que
esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existente de productos
disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de
almacenamiento aplicables en las industrias. Implícitamente cuando se menciona espacios y
tiempos se hace referencia innegable a los costos que implican no cumplir con estas premisas ya
que falta de espacio por un inadecuado control de inventarios redunda directamente en
incrementos de costos de almacenaje. Del mismo modo al hablar de tiempo se hace referencia a
los periodos de rotación del inventario y consecuentemente a la búsqueda de la eficiencia en
cuanto a mantener productos en constante movimiento (p. 2).
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Contar con espacio suficiente para poder incrementar el stock del producto terminado ayuda a disminuir
los costos porque genera que el personal se quede trabajando horas extras para completar los despachos,
un punto muy importante y favorable para la misma es que el tiempo de rotación del inventario sea corto.
Carmen Huatia Condorchua, Revista Contadores y Empresas, 2015, Perú, manifiesta que
Siempre hay problemas en las empresas que maneja inventarios susceptibles a cambios; para
distinguir entre mermas y desmedros, la autora explica según artículo 21 de la ley del impuesto a
la renta, las mermas están en razón a la perdida en cantidad y desmedro está en función de la
calidad (p. 2).
De acuerdo a los estándares de información financiera, los inventarios se definen como:
Los activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación, en proceso de
producción o en la prestación de servicios, se consideran un activo corriente y en el balance
general se relaciona inmediatamente después de las cuentas por cobrar (Duque, Osorio, y
Agudelo, 2010, pp. 64-65).
Con respecto a la NIC 2 que describe las existencias. Gutiérrez (2009) menciona que “son bienes
comprados y almacenados para ser vendidos (mercaderías; productos terminados y materiales para usarse
en el proceso productivo” (p. 2).
En otros países el uso de los inventarios es de vital importancia para la vida útil de las empresas, siendo
el caso de Colombia y Venezuela; en Colombia Frankl. (2008) realiza investigaciones sobre:
Auditoria logística para evaluar el nivel de gestión de inventarios en las empresas; las
investigaciones en gestión de inventarios se basan en el estudio y la aplicación de modelos
matemáticos, segmentada en operaciones de distribución o procesos específicos que impacten al
inventario sin una visión integral. Aplicando modelos de investigación para su mayor efectividad.
Y en el caso de Venezuela Durán (2012) considera:
La importancia del control del inventario para el funcionamiento correcto de las organizaciones.
Por ello, se debe manejar una excelente política de administración de inventario que permita a la
empresa una mayor liquidez, disminución de los costos y, en consecuencia, aumento de la
rentabilidad. Por lo tanto, se debe estudiar la gestión del inventario desde el momento que se
proyecta la compra, pasando por el proceso de fabricación y hasta la distribución del producto
final.
De acuerdo a lo mencionado se puede decir que:
La toma de decisiones es parte del proceso para la resolución de problemas en el que se evalúan
las alternativas y se selecciona la alternativa adecuada. En cada etapa de la gestión (planificación,
organización, dirección, control y resolución de problemas), la elección de la mejor alternativa
está representada por un conjunto de opciones, y que contar con políticas del control de inventario
y que las mismas sean socializadas con el personal involucrado permite que los resultados
esperados por Gerencia sean positivos.
Actualmente muchas empresas se preocupan constantemente por tomar decisiones que les permitan
optimizar sus resultados de manera que se obtenga el mayor beneficio. Por lo cual Delgado (2008) indica
que “la Investigación de Operaciones constituye una importante herramienta para la gerencia a la hora
de tomar cualquier decisión y resulta necesario entonces la aplicación de métodos cuantitativos que
sustenten la toma de decisiones” (p. 1).
La toma de decisiones es un proceso en el cual todo el mundo ha adquirido mucha experiencia, gran parte
de esa experiencia ha tenido bastante éxito, por lo menos el suficiente para conservarnos vivos y habernos
traído a la situación actual (George, 1999, p. 5).
Existen diferentes enfoques que han estudiado el proceso de toma de decisiones:
En primer lugar, siguiendo las ideas de Herbert (1980), se define que:
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La figura del decisor racional. En este caso, se identifican y enumeran las alternativas posibles,
se analizan las consecuencias derivadas de cada una y se valoran y comparan dichas
consecuencias. En cuanto al decisor, debe describir su función de utilidad, es decir, su preferencia
por distintas consecuencias. La toma de decisiones también puede desembocar en una solución
satisfactoria. Frente al racional “hombre económico” que maximiza su comportamiento y elige
la mejor alternativa, encontramos al “hombre administrativo”, que se conforma con una solución
satisfactoria. Esto encuentra su causa en la cantidad de información disponible, que no siempre
es toda con la que se debería contar para tomar una decisión. Además, influyen las decisiones de
otros decisores y otros factores empresariales como las normas, la autoridad, la división del
trabajo, entre otros (pp. 6-12).
En el mismo contexto Herbert (1987) plantea que:
Las decisiones se toman con un criterio de racionalidad limitada, ya que el sistema es incapaz de
proporcionar información completa o ni siquiera adecuada y, también, por la poca inteligencia
del actor para el manejo de la información disponible.
Además, expresa que existen diferentes tipos de decisiones gerenciales: las programadas y las no
programadas las cuales se implementan de acuerdo con las políticas o estándares de la empresa,
facilitando la toma de decisiones en situaciones donde las alternativas son limitadas o excluidas;
las decisiones programadas limitan la libertad de toma de decisiones, ya que hay menos espacio
para la toma de decisiones.
“Las decisiones programadas resultan cuando el individuo desarrolla una actividad de modo repetitivo,
que después de tiempo se guarda en memoria de largo plazo y forma parte de un repertorio de programas
bajo los cuales se comporta el individuo” (Herbert, 1982, p.6).
Gran parte del comportamiento de individuo se considera programado o rutinario. Sin embargo, la
ejecución de programas habituales, no debe considerarse como irracional, pues simplemente es el
resultado de condiciones previas de aprendizaje y adaptación que habilitan al agente para dedicar el
mayor tiempo y atención a los problemas de mayor novedad (Herbert, 1997, p.9).
Las políticas utilizadas en la toma de decisiones programada ahorran tiempo al permitir que se noten
otras actividades, tienen un camino definido a seguir que permite una solución predefinida para una
respuesta rápida y efectiva, permitiendo a los gerentes tener alternativas viables y decisivas que
conduzcan a un resultado exitoso, brindando confiabilidad y desempeño adecuados.
Según Herbert (1982) indica que:
Las decisiones no programadas son aquellas que por las condiciones en que se presentan y por
no ser recurrentes, deben tratarse de manera especial haciendo que el gerente, no siga un
procedimiento común, sino que cree varias alternativas de posibles soluciones a seguir, y que una
vez planteadas el gerente tome la decisión más acertada al problema. Las decisiones no
programadas, se caracterizan por no poder estandarizarse, pues cada vez que se presentan traen
consigo algún ingrediente de novedad para el tomador de decisiones, además tienden a
representarse de modo poco estructurado. Son situaciones que no se han presentado antes, y, por
lo tanto, no existe un modelo previo que ayude a representar el problema, y tampoco hay un
programa establecido que sirva como base para decidir (p. 4).
Figura 1
Proceso de Toma de Decisiones
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Por otro lado, la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (2007) define al
control interno como:
Un proceso integral dinámico que se adapta constantemente a los cambios que enfrenta la
organización. La gerencia y el nivel personal de todos los niveles tienen que estar involucrados
en este proceso para enfrentarse a los riesgos y para dar seguridad razonable del logro de la misión
de la institución y de los objetivos generales (pp.1-5)
En el mismo contexto señala que:
En la evaluación de control interno los auditores obtendrán la comprensión suficiente de la base
legal, planes y organización, así como de los sistemas de trabajo e información, manuales y
sistemas computarizados existentes, establecerán el grado de confiabilidad del control interno del
ente o área sujeta a examen a fin de: planificar la auditoría, determinar la naturaleza, oportunidad,
alcance y selectividad de la aplicación de los procedimientos sustantivos y preparar el informe
con los resultados de dicha evaluación, para poner en conocimiento de la institución auditada.
Los auditores lo podrán evaluar el control interno a través de cuestionarios, descripciones
narrativas y diagramas de flujo, según las circunstancias, o bien aplicar una combinación de los
mismos, como una forma de documentar y evidenciar esta labor
A continuación, se enuncian los métodos generales de evaluar el control interno:
Método de cuestionarios de control interno o especiales. - Los cuestionarios de control interno tienen
un conjunto de preguntas orientadas a verificar el cumplimiento de las Normas de Control Interno y
demás normativa emitida por la Contraloría General del Estado.
Figura 2
Ejemplo del método de cuestionario en el control interno de inventarios.
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Método de descripción narrativa. - Como su nombre lo indica, consiste en la descripción de las
actividades y procedimientos, en un sentido procesal, que el personal desarrolla en la unidad
administrativa, proceso o función sujeto a auditoría; haciendo referencia, en su caso, a los sistemas
administrativos y de operación, y a los registros contables y archivos que intervienen.
Según Varas (2017) este método se compone de una serie de preguntas que, a diferencia del método
anterior, las respuestas describen aspectos significativos de los diferentes controles que funcionan en una
entidad.
Figura 3